Tính năng phần thu nhận thông tin, tài liệu
- Thu nhận và phân loại tài liệu:
+ Tích hợp máy scan trực tiếp trên hệ thống
+ Tải tài liệu bản mềm từ máy tính
+ Có thể phân loại tài liệu theo dạng: công văn, quyết định, báo cáo, media, hóa đơn, hợp đồng, ấn phẩm nội bộ…
- Nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu
+ Nhận dạng và sửa lỗi tiếng việt
+ Có thể bóc tách tự động thông tin của các mẫu văn bản hành chính.
+ Có thể bóc tách theo form mẫu do người dùng định nghĩa trước
+ Có thể bóc tách bằng cách OCR trực tiếp trên tài liệu
- Kiểm tra và chỉnh sửa các thông tin của tài liệu nếu có lỗi sai và lưu lại các phiên bản thay đổi
- Lưu trữ: tài liệu sau khi kiểm tra, chỉnh sửa sẽ được tự động đưa vào cơ sở dữ liệu, tài liệu không sử dụng được đưa vào hệ thống lưu trữ
Tính năng quản lý thông tin, tài liệu đã được thu nhận
- Quản lý tài liệu cá nhân
+ Người dùng xây dựng kho tài liệu cá nhân và lưu trữ trên phần mềm
+ Chỉnh sửa, update các tài liệu cá nhân
+ Đồng bộ thư mục từ máy tính cá nhân lên tài liệu cá nhân trên hệ thống
+ Chia sẻ tài liệu với người sử dụng khác và các phòng ban trong tổ chức
- Quản lý kho lưu trữ:
+ Tạo kho và lập chỉ mục trực tiếp trên hệ thống
+ Đồng bộ thư mục từ máy tính cá nhân lên kho lưu trữ
+ Mượn trả tài liệu trên kho lưu trữ
+ Phân quyền trên kho lưu trữ với người dùng, nhóm, phòng ban, phân quyền chung trong cùng hệ thống.
- Quản lý công văn
+ Quản lý, lưu trữ, tìm kiếm công văn đến và công văn đi
+ Công văn đến được lưu trữ trên hệ thống và chuyển đến phòng ban chuyên môn xử lý.
- Tìm kiếm tài liệu:
+ Phần mềm hỗ trợ tìm kiếm full text theo nội dung tài liệu
+ Tìm kiếm tài liệu thông qua các trường thông tin thuộc tính đã được bóc tách và lưu trữ
- Quản lý quy trình nghiệp vụ:
+ Quản trị có thể xây dựng các quy trình nghiệp vụ
+ Người sử dụng có thể tạo luồng công việc theo quy trình hoặc thủ công và theo dõi nó
+Trao đổi công việc trực tiếp theo thời gian thực trên hệ thống
- Tạo báo cáo thống kê:
+ Tổng quát và chi tiết tài liệu theo ngày, tháng, quý, năm
+ Theo phòng, loại tài liệu, số lượng công việc và thậm chí theo từng người dùng
- Bảo mật thông tin:
+ Thông tin tài khoản người dùng
+ Thông tin tài liệu tài liệu chi tiết tới từng trường dữ liệu
+ Thông tin được lưu trữ, mã hóa các file dữ liệu, đặt mật khẩu
+ Chứng thực chữ ký số
- Sao lưu – phục hồi dữ liệu:
+ Hỗ trợ sao lưu và backup dữ liệu theo lịch trình định sẵn
+ Sao lưu và backup dữ liệu thủ công